一个女孩的热血江湖(14):单证,还是单证

14、单证,单证

从工厂实习回来不久,我又被安排到单证科实习,这也是每个新员工的必修课。

众所周知,单证在 外贸行业的操作中占有重要地位,每一笔合同结算付款的依据都是单据,所以,听说有个叫施米托夫的著名国际 贸易专家曾经将国际 贸易说成是“单据买卖”,不知道是不是有一点夸张。

单证固然重要,但到底是不是每个业务员都必须会独立操作全套单据的制作,却是个值得商榷的问题。听说有的 外贸公司规定新员工必须在单证科实习半年以上的,而我们公司当时只要求了一个月左右。我和很多同事一度都认为做业务的员工没有必要花那么多时间和经历在学习单证上,毕竟,每个 外贸公司都有专门的单证科,单证科里全是专业打单子做单据的职员,如果我们什么都会了什么都能自己做,那还需要他们干什么呢?分工合作本就是社会文明进步的表现之一。

其实,从另一方面讲,我们业务员的这个想法,还藏着偷懒的意思在里面,要知道,单证是多么叫人头疼的一件事。在我们看来,单证科的那些女孩子真是厉害,不是一般的细心,每天制作那么多各种各样的单据尚且能不出错,当然,她们可当真出不得一点错,一错就要误大事的,为了杜绝出错,她们中有个 经验丰富的老单证员来担当审单员,所有人制作的单据都要由她过目检验签字。她们还要特别的耐心,否则,从早到晚对牢这些枯燥无味的数据,真是闷得要发疯了,尤其是审单员,我无比佩服她,怎么可以隐忍不发地不停审单审单审单,换作我,肯定崩溃。

所以,当我们这些业务科的职员每天被业务上的琐事烦恼不堪之余,唯一的念头就是能偷懒则偷懒,制作单据这种事情,是万万不想插手的。

不过,业务科也不是一点都不用接触文件工作。HH公司的操作方法是这样的:公司有个专门的网络业务系统,每一票合同,业务科必须负责在业务系统里将“外销合同”(即公司与外商之间的外币合同),“收购合同”(即公司与工厂之间的人民币合同),“进仓单”(即工厂送货进仓库的情况),“出仓单”(即最后货物出运的实际情况)这四项全部数据都输入妥当,同时还要按照工厂报过来的数据用EXCEL表格制作一张“装箱明细单”,即第1箱里装的是什么货号什么颜色什么尺码,第2箱里又是什么什么,全部都要详细而正确,这张明细单是给客户看的,便于他们提货开箱使用。

接下来才是单证科的事,在HH公司,单证和储运是同一个部门,业务科的一票等待出运的合同到了这个部门,负责储运的人就得按照业务员要求的装船日期来定舱位,比如某月某日目的地为大阪港的船,按货物体积,体积刚好的话,可以订一个40尺的大柜或20尺的小柜,整柜装货提货都方便快捷些,如果体积不够,配整柜嫌浪费的话,就和其他公司的货物拼箱,费用便宜些。有的客户会指定货代指定船公司甚至指定要什么船,比如有些日本客人喜欢指定比较快一点的COSCO,那么负责储运的人就按照他们的指定要联系即可;如果没有指定,负责者就要从公司利益出发,本着放之四海而皆准的“价廉物美”原则来选择船公司了。

而负责单证的人呢,则要制作出一份有公司抬头的商业发票(INVOICE)和一份有公司抬头的简明装箱单(PACKING LIST),这些东西有两个作用,一是在货物出运后寄给客人用于对方清关提货,另一方面是我方交付银行作为收汇的凭据。

在一家 外贸公司里,即使你是第一次走进来,你也会轻易分辨出业务科的女孩子和单证科的女孩子:业务科的女孩大多做事雷厉风行,泼辣有余而温柔不足;而单证科的女孩子一个个都举止文静心思灵巧的样子,似乎更接近银行或外企里的文员。

女人的劣根性,总爱同别人攀比,有时候我跟小欣会私下里说:看看那些单证科的女孩子,从来不用加班不用出差,没有一点压力,每天穿得花枝招展来上班,十公分高跟鞋也不要紧,反正坐在那里一动不动,多么舒服。我承认,我们那是嫉妒,是心理不平衡。其实何需不平衡,她们不也在嫉妒我们的工作灵活有趣,况且酬劳又往往高于她们吗?有得有失,人之常情。

我曾一度得到过一个做单证出身的女孩子作助手,当时我这里人手不够,公司特别从单证科调她过来的。虽然完全不懂商品业务,但单据文件工作于她是驾轻就熟,我把从合同到出运到结汇的事情完全交给她,不知道有多么放心,她比我细心许多倍,分内的事处理得有条有理,完全不用我过问,一旦她某天休息,我便抓瞎,拼命打电话骚扰她;久之便娇宠出我愈发偷懒的习性来,便得连最基本的单据都不太记得怎么做了

就是这个女孩子告诉我,其实几乎每个单证科的职员都很想进业务科做业务。我愣住,不相信地看着她。不是不用加班不用出差么?不是毫无压力轻松自在么?不是可以日日花枝招展穿十公分高跟鞋么?

哦,对了,说起高跟鞋,这个女孩子刚从单证科过来的时候,依旧是穿着细高跟鞋来上班,有时被我差遣楼上楼下地跑,过了一阵,终于改穿平底鞋了,她笑言:“阿妙,难怪你只穿平底鞋,我这些天算是尝到高跟鞋的苦头了。”

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